A Szegedi Társadalomtudományi Szakkollégium
Pénztári Szabályzata
A Szegedi Társadalomtudományi Szakkollégium (továbbiakban: Szakkollégium) az Alapszabálynak és a Szervezeti és Működési Szabályzat alapelveinek megfelelően az alábbi szabályzatot fogadja el.
1. A HÁZIPÉNZTÁRI PÉNZKEZELÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI
1.1. A Szegedi Társadalomtudományi Szakkollégium házipénztárában köteles kezelni a OTP Bank Rt-nél vezetett bankszámláiról, készpénz fizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben a házipénztárba befizetett összegeket. A házipénztárban idegen - más szervezetek, alkalmazottak és más személyek - pénzét, vagy értékét a gazdasági felelős külön engedélyével szabad tartani.
1.2. Házipénztár a Szakkollégium működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, és megőrzésére kijelölt fiókja.
1.3. A házipénztárban tartható házipénztári keret 100 e Ft.
1.4. A pénzkezelés általános szabályai
A pénztáros csak valódi és forgalomba lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, kivéve ha teljes értékben beváltható (befizethető). Nem fogadható el olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban természetes kopás következtében, hanem más ok miatt, (pl.: szándékos rongálás) vesztett súlyából, vagy sérült meg.
Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. A jegyzőkönyvben fel kell venni a befizető nevét, foglalkozását és lakcímét, valamint a személyi igazolvány számát.
A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni.
Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen - bankjegy esetén - fel kell tüntetni annak sorozat- és sorszámát.
A hamis, vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni az MNB-nek. Az MNB a lefolytatott vizsgálat eredményéről a gazdálkodó szervezetet és a befizetőt tájékoztatja.
2. A PÉNZKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK
A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat a pénztáros és a pénztáros helyettese látja el.
2.1. A pénztárosi teendők ellátásával csak arra alkalmas személyt: pénztárost, továbbá pénztáros helyettest lehet megbízni.
Nem lehet a pénztáros és helyettese olyan tag, akinek tisztsége a pénztárosi tisztséggel összeférhetetlen. Ebből a szempontból összeférhetetlen tisztségűnek kell tekinteni a titkárt és a gazdasági felelőst.
A pénztárost és a pénztáros-helyettest a Szakkollégium közgyűlése választja meg egy évre egyszerű többséggel.
2.2. A pénztáros feladatai, felelőssége:
A Társaság házipénztárát a pénztáros és a pénztáros-helyettes közösen kezelik. Amennyiben egy elszámolási időszak alatt mindketten kezelik a pénztárat, akkor a felelősséget közösen vállalják. Ha egy elszámolási időszak alatt csak egyikük kezeli a pénztárat, akkor csak az adott személy viseli a felelősséget.
A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése.
A pénztáros feladatai tételesen a következők:
- tagdíjak beszedése
- kifizetések és bevételezések lebonyolítása,
- ezekhez kapcsolódó bizonylatok kitöltése, megőrzése
- a bizonylatokhoz pénztári alapokmányok csatolása
- hetente pénztárjelentés készítése
- elszámolási nyilvántartás vezetése
- könyveléshez szükséges dokumentumok átadása a könyvelőnek
- szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványokról (bizonylattömbök, mi még) nyilvántartás vezetése
- a szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok tőpéldányainak megőrzése
2.3. Ha a pénztáros betegség vagy bármely más ok miatt képtelen ellátni pénztárosi feladatait, a pénztár-helyettesnek joga és kötelessége ezeket a feladatokat elvégezni.
2.4. A pénztári ellenőr személye, feladatai:
A pénztári ellenőr a mindenkori gazdasági felelős.
A pénztári ellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. A pénztári ellenőr minden elszámolási időszak végén ellenőrzi a pénztárhoz kapcsolódó nyilvántartásokat.
A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagosan történik.
Ennek során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekre vonatkozóan meg vannak-e a pénztári bizonylatok és alapbizonylatok.
A bizonylatok további alaki és tartalmi ellenőrzése a kiállítást követően a forgalmi könyvelésen történik. Ennek során a könyvelőnek egyrészt meg kell vizsgálnia az alapbizonylatot abból a szempontból, hogy az előírt kellékeknek megfelel-e (így pl.: hogy azt az illetékes szervezeti egység - személy - állította-e ki, a szükséges mellékleteket csatolták-e hozzá, ellenőriznie kell az alapbizonylaton végzett számítások helyességét, stb.) másrészt vizsgálnia kell, hogy a pénztári bizonylat adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival.
A forgalmi könyvelő az általa ellenőrzött okmányokat kézjegyével köteles ellátni.
3. HÁZIPÉNZTÁRI PÉNZMEGŐRZÉS- ÉS TÁROLÁS
3.1. A Szakkollégium pénztárát a szervezet irodájában külön fiókban kell elhelyezni.
3.2. A házipénztár pénzkészletét zárható fémdobozban kell elhelyezni.
3.3. A kétzáras fémdoboz egyik kulcsát a pénztáros, a másik kulcsot a pénztár-helyettes kezeli.
4. A PÉNZTÁRI NYILVÁNTARTÁS VEZETÉSE
4.1. A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést felmerülés sorrendjében pénztári nyilvántartásban (pénztárjelentésben) kell feljegyezni. A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltűnő és el nem távolítható jellel (bélyegzővel, lyukasztással stb.) meg kell jelölni.
4.2. A pénztári elszámolási időszak egy hét, ezért a pénztáros hetente pénztárzárlatot köteles készíteni.
Pénztárzárlatkor a pénztárosnak
- meg kell állapítania a pénztárban levő készpénz-állományt,
- a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások heti végösszegét, majd - az előző heti készpénz-maradvány figyelembe vételével – a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget,
- a pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal,
- az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen,
- az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján fel kell deríteni, ill. ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztári ellenőrnek is alá kell írnia.
A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie.
5. A PÉNZTÁRI BEVÉTELEK ÉS KIADÁSOK BIZONYLATOLÁSA
5.1. A házipénztári befizetésekről szabvány bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről pedig kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani.
5.2. A bizonylattömbök - a pénztárba történő kiadásuktól kezdve - szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát azokat ennek megfelelően nyilván kell tartani.
5.3. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni.
5.4. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat.
Pénztári alapokmány: az érkező számla, a készpénzjegyzék, az útiköltség elszámolás, stb.
5.5. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tőpéldányokkal együtt) meg kell őrizni.
6. A PÉNZTÁRI BEVÉTELEK BIZONYLATOLÁSA
6.1. A pénztári befizetésekről - a vonatkozó alapokmányokkal egyezően - bevételi pénztár bizonylatot kell kiállítani.
A bevételezendő összeget a bizonylat fejrészében számmal és betűvel kell feltüntetni. A táblázatos rész soraiban a bevételezendő összeget kell szerepeltetni. Az összesen rovatban szereplő összegnek minden esetben meg kell egyeznie a fejrészben számmal és betűvel feltüntetett összeggel.
6.2. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából minden esetben alá kell írnia a pénztárosnak (vagy a helyettesének) és a befizetőnek.
Kivétel: a gyűjtött, összevont befizetések. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl: postautalvány). Ezekben az esetekben a pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. A könyvelő szintén köteles feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylatot aláírni.
6.3. A bevételi pénztárbizonylatot átírással, három példányban kell kiállítani.
Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat "Melléklet" rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. E példányt az ellenőrzéskor aláírja a pénztári ellenőr, könyveléskor pedig a könyvelő. A második "nyugta" példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. Nem személyes befizetés esetén - tehát mind olyan esetben, amikor a befizető részére átvételi elismervény nem adnak - a nyugtapéldányt is meg kell őrizni. A harmadikat, a tőpéldányt igazolásul a pénztáros őrzi meg.
7. A PÉNZTÁRI KIFIZETÉSEK BIZONYLATOLÁSA
7.1. Minden házipénztári kifizetésről - a vonatkozó okmányokkal egyezően - kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a bevételi pénztárbizonylattal.
7.2. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összegeket.
7.4. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Amennyiben egy bizonylattal több személy részére történik pénzkifizetés, a pénzfelvétel igazolása az átvevők aláírásával a pénztári alapokmányon történik.
7.5. A pénzt átvevőnek (nem személyes megjelenés esetén a meghatalmazottnak) a kiadási pénztárbizonylaton aláírásával kell a pénz átvételét elismernie.
7.6. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizető) alá kell írnia. Ezenkívül a könyvelő és pénztári ellenőr köteles feladata végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot aláírni.
7.7. A kiadási pénztárbizonylatot átírással, két példányban kell kiállítani. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat "melléklet" rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt időben kell a könyvelésre átadni. A másodikat, a tőpéldányt igazolásul a pénztáros őrzi meg.
8. ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ÖSSZEGEK NYILVÁNTARTÁSA
8.1. Pénzt elszámolásra csak az alábbi célokra lehet kiadni:
- beszerzésre, vásárlásra,
- utazási költségekre,
- kis kiadásokra (reprezentációs költségek, bélyeg, stb.)
Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket.
8.2. Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, 500 Ft-ig a pénztáros vagy a pénztáros-helyettes, 501 Ft-tól a titkár vagy a gazdasági felelős jóváhagyásával lehet kifizetni. Minden nagyobb, 5000 Ft feletti beszerzés engedélyezéséről a Választmány dönt.
Az elszámolás határidejét a pénztáros (vagy pénztáros-helyettes) és a pénzt igénylő tag közös megegyezéssel határozzák meg.
Határidő előtt is el kell számolni, ha az elszámolás lehetővé vált (pl. beszerzésre adott összeg esetében ha a beszerzés megtörtént). Ilyen esetben legkésőbb az elszámolás lehetővé válását követő munkanapon kell a felvett összeggel elszámolni.
Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget ugyancsak haladék nélkül vissza kell fizetni.
Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben köteles visszafizetni.
A befizetendő és felveendő összeget egymással szemben be lehet számítani.
8.3. A Szakkollégium köteles az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást vezetni. A nyilvántartás vezetését a pénztáros végzi.
A nyilvántartásban elszámolási tételenként a következő adatokat kell feltüntetni:
- a pénzt felvevő tag neve
- a pénz felvételének időpontja
- a kiadási tételszám
- az elszámolásra felvett összeg
- az elszámolás határideje
- az elszámolás időpontja
- a tényleges felhasznált összeg
- a felhasználás jogcíme
- a visszafizetett összeg
- a bevételezési tételszám
Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött határidőig nem számol el, a nyilvántartás vezetője köteles erről a gazdasági felelőst haladék nélkül értesíteni.
| Következő > |
|---|
